公司大量採購辦公椅，要注意哪些事情？
「公司最近要換一批辦公椅，你先找幾家看看。」很多企業採購案都是從這句話開始。
第一次接到這類工作，手上通常沒有完整規格書。比較常見的是先知道大約要買幾張、預算落在哪裡，以及希望什麼時候完成。往下做之後，問題才一個個出現。
50、100 個人的身高和使用習慣都不同，要怎麼選同一批椅子？樣品該找誰試？三家供應商報價看起來差不多，實際內容是不是一樣？產品做好之後，送到公司地址就算交貨完成了嗎？
這些事情如果按順序處理，採購會清楚很多。先整理需求，再確認適合多數人的配置，接著用樣品驗證，之後才進入報價、交期和現場配送。交付後把實際採購的規格留下來，未來維修與追加也比較有資料可以接續。
1. 第一次大量採購辦公椅，要先準備哪些資料？
第一次詢問企業辦公椅時，先整理預計數量、主要使用者、預算區間、希望完成的時間和配送地點，就已經可以開始談。椅款、扶手或底盤還沒決定，可以留到後面選型時確認。
企業第一次來詢問時，資料通常沒有想像中完整。有些公司先知道要換 50 或 100 張，有些先拿到每張椅子的預算，也有公司是因為搬辦公室、擴編或舊椅汰換，才開始找新的產品。這時先說明哪些人會使用很有幫助。一般辦公人員長時間使用、共享座位、主管辦公室，或員工身高差異較大，適合的產品方向都可能不同。
預算也可以先給區間。供應商知道數量、用途和預算之後，就能先從現有產品中縮小範圍，再進一步談尺寸和配置。
時間則建議用「希望什麼時候可以開始使用」來表達。像是新辦公室預計 11 月啟用，或年底前希望完成 100 張舊椅汰換，這種資訊比單純問最快多久能做好更容易安排。
配送地點也可以多做一步。送到一樓、商辦大樓指定樓層、多個辦公據點，後面的搬運方式會不一樣。如果公司另有指定採購平台、核准供應商或內部簽核流程，也適合在前期一起確認。
我們通常收到企業的詢價時，客戶最常提供產品、數量跟規格，而沒有詢問搬運、配送及保固相關問題。
如果還不知道怎麼開始詢價，其實可以先把需求整理成一句話：
「預計某項產品採購 100 張，給一般辦公人員使用，希望 1 個月後配送到台北商辦大樓，預算大約落在多少。」
已經有數量、預算、交期與配送地點，也可以直接把這些資訊寄給我們，我們會依需求先協助縮小適合的產品範圍。有了這些資料，後面的產品討論通常就能開始。
2. 公司員工身高、體型不同，辦公椅怎麼選？
公司一次採購數十張辦公椅時，可以先找一款調整範圍能涵蓋大部分員工的主力椅款，再處理少數身形或工作站條件比較特殊的人。這樣規格比較容易管理，也保留實際使用需要的彈性。
同一張椅子放到不同人身上，感受可能差很多。身高只是其中一項，腿長、體型、肩寬和桌面條件都會影響最後的使用狀況。有人坐下後覺得座面太寬，扶手離身體太遠；較矮的使用者則可能遇到座面太深，腳不容易自然落地。
企業選主力椅款時，可以先看幾個和多人使用最直接相關的地方：座高的調整範圍、實際可使用的座面寬度與深度、扶手位置，以及主要功能是不是容易調整。
其中座面尺寸可以特別留意「有效使用空間」。型錄上的座寬、座深是產品尺寸，扶手位置、座框和椅背弧度都可能占掉一部分實際空間。大量採購時，這個差異往往比只看型錄上的單一數字更實際。
共享座位又是另一種情況。同一張椅子每天可能換不同員工使用，調整方式是否直覺就會比固定座位更重要。
在我們目前的配置方式裡，如果大部分員工可以使用同一套主力規格，少數需求有時可以透過較高氣壓棒、可旋轉扶手、PU 輪或其他配件做調整。這類做法比整間辦公室拆成很多完全不同的椅款，更容易維持後續管理。
以我們的經驗為例，是遇到不同身高的員工，不需要換成全新的椅款。曾有客戶的案例是，在主力椅款確定後，我們針對身形較高的員工，幫他們替換行程較長的氣壓棒，甚至更換成高腳。先找到能涵蓋多數人的主力配置，再把例外需求找出來，下一步的樣品確認就會有明確方向。
如果目前還在挑選主力椅款，可以先依使用空間查看不同辦公椅系列。一般工作座位可先看職員椅，會議空間與主管辦公室則可以依實際使用情境比較不同系列。
→ 查看 CenturyShine 辦公椅系列
3. 大量採購前，辦公椅樣品要怎麼試才知道適不適合？
準備一次採購數十張或上百張辦公椅時，樣品最好放到實際工作環境，讓幾位不同身形和工作情境的員工正常使用。這次測試要確認的是：這套規格能不能涵蓋大部分使用者，以及有哪些問題需要在正式下單前調整。
試坐人選可以有一些差異，例如較高、較矮、一般身形、每天久坐時間較長，或會使用共享座位的人。幾種不同使用者一起測，比只讓採購人員或主管坐一下更容易發現問題。
樣品如果能放回真正的工作站會更有參考價值。坐到自己的桌子前，才會知道扶手能不能靠近桌面、座高是否合適、後仰時會不會碰到後方空間，以及椅子移動時和現場地面是否配合。
短時間試坐可以先排除明顯不合適的產品。準備做最後確認時，讓代表使用者實際工作一段時間，更容易發現座面、椅背、扶手或操作上的問題。
收集回饋時，不需要做很複雜的評分表。先看幾件直接影響採購決策的事情就夠了：能不能調到合適的位置、哪裡容易不舒服、扶手和桌面是否配合、主要功能是否容易使用，以及問題能不能透過調整處理。
例如有人覺得座面太深，可以先確認座深調整；有人覺得扶手離身體太遠，就要再看是設定問題，還是這套座面與扶手配置本來就不適合。
樣品確認之後，也建議把當時實際測試的配置記下來。扶手、氣壓棒、底盤、椅輪如果後來有更動，正式採購的使用感受也可能跟著改變。
我們非常建議客戶在購買前親自試坐，或是帶樣品回公司測試。辦公椅屬於高頻率且長時間使用的產品，若在試坐時感到不適，都能進行配置調整，找到最合適的規格。樣品的作用，是在數量放大以前先把問題找出來。這套規格確認得越清楚，後面的報價也越容易放在同一個條件下比較。
4. 收到幾家辦公椅報價後，要怎麼比較？
拿到兩、三家報價後，先確認每一家報的是不是同一套產品配置和服務內容，再看單價與總價。外觀看起來很接近的辦公椅，實際可能搭配不同扶手、底盤、氣壓棒、椅腳或椅輪。前面如果已經確認過樣品，就能直接用那套配置做比價基準。
配送也要注意。有些報價是送到公司地址，有些還包含卸貨、指定樓層搬運、組裝或定位。辦公室位在商辦大樓時，這些內容都可能影響最後支出。
交期也要放在同一個時間點比較。供應商寫四週或六週，可能指生產完成、可以出貨，也可能代表送達指定地點。公司有明確啟用或汰換日期時，可以直接用「希望完成交付的日期」來問。
保固與後續服務也值得一起看。一次採購 50 或 100 張之後，產品可能使用很多年，後續能不能找到原零件、處理維修，或再追加接近原規格的產品，會慢慢影響整體使用。把產品配置、配送範圍、交付時間與後續服務拉到相同條件，再回頭看價格，會比直接比較最後那個單價更有意義。
5. 辦公椅從確認訂單到交貨，要預留多少時間？
公司規劃大量採購時，可以先告訴供應商希望完成交付的日期，再依數量、產品配置和當時生產狀況往回安排。
第一次詢價時，交期通常只能先估。等椅款和主要配置確認後，零件、生產或備貨才能往下安排。因此詢價階段得到的時間比較適合拿來做前期規劃，正式訂單確認後，再逐步把日期收斂下來。如果公司有明確時間，例如新辦公室 11 月啟用，或年底前要完成一批舊椅汰換，直接把這個日期說出來會更有用。
產品完成和正式交貨之間，也還有一段工作。2026 年 9 月，CenturyShine 有一批 72 張 D 系列辦公椅出貨至屏東營區。正式裝車前，產品先完成整理與備貨，放置在棧板和貨架上，之後才安排貨車裝載與出貨。
這類專案裡，椅子做好只是其中一個節點。後面還有品檢、整理、備貨、車輛安排、裝載和配送。因此產品接近完成時，我們會再和客戶確認實際配送日期；出貨前再把當次的交付安排確認一次。企業如果同時正在裝修、搬辦公室或安排舊椅汰換，這個步驟尤其重要。在這個案例中，客戶明確指定了配送的時間跟地點，我們就可以根據時間及生產狀況預估是否可以在預定時間內完成。
交期比較適合看成一段連續流程。先從希望完成使用的日期往回安排，再隨著規格、訂單和生產進度把各個時間點確認下來，會比只問最快幾天做好更符合實際採購。
6. 大量辦公椅送到公司，搬運、組裝和樓層進場要先確認什麼？
大量辦公椅交付前，要先講清楚真正的交付位置。送到公司地址之後，是否還需要卸貨、進電梯、搬到指定樓層、組裝，甚至放到實際座位，這些都是不同的服務範圍。
詢價時，配送地點可以說得比地址再具體一點。像是辦公室在哪一層、是否能使用貨梯、最後要送到樓層還是辦公區，都會影響當天需要的人力和搬運方式。
CenturyShine 在 2026 年交付台北辦公大樓 100 張 D 系列辦公椅時，椅子抵達大樓後先集中整理，再分批推進電梯。到了指定樓層，還要繼續搬進辦公空間並完成定位。
對這類大量交付來說，貨車抵達大樓只是中間一站。商辦大樓本身也可能有固定進貨時段、卸貨區或電梯使用方式。公司端如果能先向管理單位確認，現場安排會順很多。碰上辦公室正在裝修、搬遷，或同一天還有其他設備進場，這些資訊更需要提前知道。
組裝與定位的範圍也適合在報價時說清楚。椅子到場時是已完成主要組裝，還是需要現場處理；供應商做到樓層、辦公區，還是指定座位，都可以事前約定。出貨前，辦公椅都是半組裝的狀態，送達目的地再將其組裝，再根據客戶的需求推至指定樓層。
大量交付時，雙方對「送到哪裡才算完成」有相同理解，前面的報價、時程和現場人力才會對得起來。
7. 後續要維修或追加同規格辦公椅，第一次採購要留下哪些資料？
交付完成後，把最後實際採購的產品配置和訂單資訊留一份紀錄，幾年後會很有用。除了系列或型號，扶手、底盤、氣壓棒、椅腳、椅輪和其他有特別調整的配件，也值得一起留下。
同一系列可能有不同配置。幾年後只記得「之前買 D 系列」，有時還不足以確認當初實際買的是哪一套。採購日期、原報價或訂單資料也可以保留。如果後來換了行政、總務或採購人員，新負責人仍然能找到這批產品大約什麼時候購入、數量多少，以及原本配置在哪一個辦公地點。
產品如果有型號標籤或其他識別資訊，也可以順手留張照片。日後遇到扶手、椅輪、氣壓棒或其他零件需要處理時，產品全貌、問題位置和原規格都能幫助確認。
這些資料在公司擴編時也一樣有用。幾年後需要增加 10、20 張，可以先提供原採購資訊，再依當時產品和零件供應狀況確認原配置是否還能延續。如果部分配件已經改版，也有原規格可以作為比較基準。
CenturyShine 處理後續維修或追加時，也會先依產品資訊、原配置和實際問題確認，再依零件供應與保固條件評估適合的處理方式。也有不少回購的客人，指定與前幾年相同規格的產品，我們也都保留資料，延續原配置提供給客戶。
不需要建立很複雜的管理系統。只要幾年後還找得到「當初實際買的是哪一套」，維修、零件確認和追加採購就會省很多時間。
常見問題
還沒選定辦公椅款式，可以先詢價嗎？
可以。先提供數量、主要使用者、預算區間、希望完成的時間和配送地點，就能先縮小產品範圍。詳細配置可以在後續選型與樣品確認時再決定。
公司一次買 20、50 張，也可以做企業專案詢價嗎？
可以。只要涉及多人使用、統一規格、配送或後續追加，就適合用企業採購方式整理需求。實際報價仍會依產品、數量、配置與交付條件確認。
樣品需要讓全公司每個人都試嗎？
通常不需要。可以找幾位身形、工作型態或使用情境不同的代表使用者測試，再看主力規格能不能涵蓋大部分員工。
同一款辦公椅更換扶手、椅腳或其他配件，報價會不一樣嗎？
有可能。同一系列搭配不同扶手、底盤、椅腳、椅輪或其他配件時，產品配置與價格都可能跟著調整，所以比價時最好先確認實際規格。
配送到商辦大樓，樓層搬運與組裝會另外計算嗎？
要依專案的實際交付條件確認。詢價時直接提供樓層、電梯、最後交付位置，以及是否需要組裝或定位，會比較容易確認完整配送內容。
客製配置會影響交期嗎？
可能會。特殊配件、顏色或其他客製需求會依實際零件與生產安排確認，因此有明確完工日期時，建議在前期就把需求提出來。
結論：第一次負責採購，可以先把需求整理到能開始討論的程度
企業一次採購 20、50、100 張辦公椅，前期不需要把所有技術規格一次決定完。先把幾件事情說清楚就夠了：
預計數量、誰會使用、預算大約在哪裡、希望什麼時候完成，以及產品最後要送到哪裡。
接著再用候選產品和樣品把主力規格確認下來，之後的報價、交期和配送就會有共同基準。
延伸閱讀
如果目前還在找適合大量採購的辦公椅供應商，可以先了解不同供應來源，以及評估製造商、經銷商或家具商時要確認哪些條件。
如果你正在規劃一批企業辦公椅，可以直接把這五項資訊整理給我們。即使目前還沒有確定型號，我們也可以先依使用情境與數量一起縮小適合的產品範圍，再往規格和報價確認。
→ 聯絡 CenturyShine 討論辦公椅採購需求
CenturyShine 勝家聖｜台灣辦公椅製造廠
服務專線：04-7569929
電子信箱：centuryshineco@gmail.com
服務時間：週一至週五 08:00–17:00
Share
目錄